有張圖是這麼說的。這個世界上有兩種人：一種人的收件匣保持淨空，一種人有14,654封未讀郵件。這張圖有點損人的意味，暗示後者不懂得如何整理信件。其實不是這樣。所有人都懂得整理郵件的方法，只是沒有確實領悟電子郵件的設計模式而已。但為什麼呢？
先想像一個情境。
小佑家門上設有一個信箱。每天數次，郵差會從門外的投遞孔，把信件送進門內的收件匣。小佑每天到門口收信兩次。一次是早上起床，梳洗完畢，他會自收件匣取出當天的報紙，有時也會收到一些會員通知與廣告傳單。他稍微瀏覽一下，把不感興趣的廣告傳單原封不動塞回信箱內；少數吸引他注意的信件，他會連同報紙一起帶上餐桌，一面享用早餐，一面閱讀。讀完之後，也在出門的時候順手塞回信箱。
第二次收信是下班回家時。人緣好的他通常一打開門，收件匣內的郵件就會禁不住搖晃，掉落一些在地上。於是，他將信件撿起、查看，把不感興趣的傳單與廣告原封不動地塞回信箱。家書、情書、朋友的來信，以及明信片等，他珍而重之地拆開來一一細看，然後再塞回信箱。
久而久之，小佑的玄關滿地都是信件。郵差每天投遞新的信件，但在小佑的眼裡看來，那些信件漸漸的長得都一樣了。拆封過的與沒拆封的混雜在一起，只能用堆疊的順序來判斷信件是新是舊。無奈的小佑只好偶爾選擇最上層的那幾封拆開來看；讀完之後，再塞回信箱裡面。
荒謬吧？你可能一邊看一邊嘀咕：「信箱不是那樣用的。」
是吧。在實體生活中，很少人會像小佑一樣，把信件一股腦地往原本的信箱裡面塞。不過，不知道為什麼，很多人在使用E-mail時卻採取與小佑一模一樣的做法，任憑自己的信箱塞滿了混雜的郵件。
實體信箱也好，電子信箱也好，收件匣都不適合用來存放大量郵件。收件匣就像是你家裡的信箱，只是讓郵差把信投進去而已，你一旦把信拿出來，就不該再放回去，而是要另外找地方放才對。
那麼，究竟該怎麼做呢？
來看看阿左的做法。
阿左有一個電子信箱。每天數次，系統會把信件推送到他的「收件匣」中。阿左每天收信兩次。一次是早上起床，梳洗完畢，他會打開iPad讀取當天的電子報，有時也會收到一些會員通知與廣告信。他稍微瀏覽一下，把沒興趣的廣告順手丟進「垃圾桶」。少數吸引他注意的信件，他會一面享用早餐，一面閱讀。讀完之後，這些資料大多同樣進入垃圾桶，偶爾有他想留存的內容，則會細心地複製到筆記軟體中，或用郵件「分類」標注起來，然後將信件「封存」。
第二次收信是下班回家搭捷運時。人緣好的他通常還沒打開信箱，就會發現E-mail軟體的icon顯示著未讀信件的數量（今天是13封）。這次，阿左用手機打開了信箱，無聊的廣告與通知再度進了垃圾桶，而家書、情書、朋友的來信等，就珍而重之地一讀再讀，看完的信件再度「封存」起來。當然，每個月也會有電子賬單、每年會有繳稅通知，雖然很想隨著廣告一起丟進垃圾桶，但畢竟沒那種勇氣，於是暫時放在收件匣，等繳費完畢再封存。
不同的電子郵件軟體會有細節上的不同，不過，大體上都按照同樣的架構運作：
收件匣、分類、封存、垃圾桶。
唯一可能讓人感到困惑的是「封存」，但它恰好是最重要的功能。我覺得「封存」這個說法不甚恰當，因為依中文的使用習慣，封存實在過於煞有其事。中文的封存，有「密封」的意思，似乎要把信件封印起來，丟到雷鋒塔或五指山下，永世不得打開似的。你怕永遠找不到郵件，當然不敢隨便封存。
封存的原文是archive，其實是檔案或檔案庫的意思。E-mail在商務方面使用廣泛，因此也借用了辦公室中的物件來比擬。處理完的文件收入檔案庫，我們通常稱作「歸檔」；這個說法可能比封存好些，但對於個人用戶還是有點距離。
對一般人來說，所謂的封存其實就只是「收起來」的意思。把信件從信箱中拿出來，看完後，把信收進抽屜。
很多人疏於整理收件匣，也許是因為電子收件匣不像實體信箱有明顯的容量限制，也許只是沒有養成習慣。但人的注意力總有限制，一旦收件匣內有超過100封未讀信件，那些未讀信件的提醒就和小佑的玄關一樣，已經毫無意義了。
盡量把收信匣空出來，等真正重要的信件到來時，才不會被垃圾給淹沒。
「重要的信件？」你問，「反正又不會有人寄信給我。」
其實有的，或許我寄給你？